Święto miłośników architektury, kultury i designu. W tym roku festiwal Open House Gdynia świętował 10-lecie istnienia. Z tej okazji impreza trwała aż cztery dni. Organizatorzy zadbali o bogatą ofertę, niestety - w kwestii zapisów na wydarzenia nie podołali.
tak, niemal w każdej edycji
12%
raz czy dwa się zdarzyło
19%
nie, ale słyszałe(a)m o tym wydarzeniu
25%
nie, pierwszy raz słyszę o tym festiwlau
44%
Coroczne święto architektury.
Dzięki festiwalowi Open House można wejść do miejsc na co dzień niedostępnych i tych, które po prostu są warte poznania. W tym roku w programie tradycyjnie pojawiła się możliwość zwiedzania prywatnych
mieszkań,
zabytkowych kamienic,
liceów, ale też budynku
Banku Polskiego,
PLO,
Sądu Rejonowego,
hotelu Mercure i
Antares,
Teatru Muzycznego,
Planetarium,
Elektrowozowni SKM
,
mini muzeum Bankowiec,
biur architektonicznych Invest Komfort,
nowej siedziby LSEG czy
KAZ Studio. W tym roku festiwal obejmował różne dzielnice Gdyni, poza zwiedzaniem obiektów proponował też
ciekawe spotkania, spacery tematyczne, koncerty, wystawy czy grę miejską.
Wszystkie atrakcje odbywały się za darmo i jak zawsze cieszyły się dużym zainteresowaniem.
Chaos przy zapisach
Na sporą część wydarzeń obowiązywały zapisy. I tu zaczęły się problemy. Start zapisów zaplanowano na sobotę, 18 maja na godz. 12. Sama po raz pierwszy chciałam wziąć udział w wydarzeniach, które wymagały wcześniejszej rejestracji. Kilkanaście minut przed rozpoczęciem zapisów próbowałam założyć konto na
stronie Open House, jednak w formularzu występował błąd, który to uniemożliwiał. Skontaktowałam się z organizatorami i błyskawicznie dostałam odpowiedź, że stworzenie konta nie jest wymagane, aby wziąć udział w zapisach. Faktycznie, w momencie startu mogłam zapisywać się podając e-maila (choć to uniemożliwiło sprawdzenie, na które wydarzenia się zapisaliśmy i ewentualne zrezygnowanie w prosty sposób z udziału w nich).
Po wybraniu terminu i podaniu e-maila wyskakiwał komunikat o pomyślnym zapisie. Potwierdzenia rezerwacji przychodziły też na skrzynkę e-mailową - tyle że nie z wszystkich wydarzeń, na które teoretycznie "pomyślnie" udało się zapisać. Przy wyborze terminu wyświetlała się liczba wolnych miejsc, która ulegała zmianie, więc można było spróbować jeszcze raz - wówczas mi się udało: przyszły wiadomości z potwierdzeniem. Miałam obawy, czy nie będę zapisana dwukrotnie, jednak nie było jak tego zweryfikować. Zadowolona, wpisałam wydarzenia do kalendarza.
-
II Miejsce
-
V Miejsce
-
IV Miejsce
Pierwsze zdziwienie pojawiło się dzień później.
W niedzielę przed godz. 22 zaczęły na e-maila przychodzić "Finalne potwierdzenia rezerwacji". Jak to finalne potwierdzenie?!
W mailach z soboty nie było żadnej informacji, że trzeba czekać na ostateczne potwierdzenie. Zauważyłam, że z dwóch miejsc - tych, na których najbardziej mi zależało i tych, na które zapisałam się dwukrotnie - nie przyszły. Ok, pomyślałam: jakiś błąd systemu, przecież mam poprzednie potwierdzenie. Jednak
we wtorek (dwa dni po finalnych potwierdzeniach i trzy po zapisach) przyszły e-maile o następującej treści: "Przepraszamy, jednak z powodu błędów technicznych w systemie, Państwa rezerwacja nie przebiegła pomyślnie. Zainteresowanie przerosło nasze najśmielsze oczekiwania, obecnie, oprócz Państwa na liście rezerwowej do tej lokalizacji znajduje się ponad kilkadziesiąt osób. Prosimy jednak o śledzenie komunikatów, ponieważ pracujemy nad powiększeniem grup zwiedzających. Jeśli nie uda się to nam podczas festiwalu, to planujemy nad otworzyć tę lokalizację w innym, możliwie najbliższym terminie. Dziękujemy za wyrozumiałość i do zobaczenia w innych festiwalowych lokalizacjach!".
Uczestnicy zdezorientowani: "Przecież to jest jakiś kabaret"
Na
facebookowym profilu Open House pojawiło się wiele komentarzy, wyrażających zdezorientowanie. Również do naszej redakcji zaczęły spływać e-maile od czytelników - za które bardzo dziękujemy - w których opisywali oni, że spotkała ich podobna sytuacja co mnie i dawali wyraz swojej frustracji:
- Na moją prośbę o wyjaśnienie jak to możliwe, że najpierw otrzymałem potwierdzenie, a teraz rezerwacja jest anulowana, odpisano, że "z powodu przeciążenia systemu rezerwacja nie przebiegła pomyślnie". Pod e-mailami nikt nie był podpisany imiennie, tylko "zespół" albo "Open House Gdynia", raz odpisała "Ania". Nikt nie ma odwagi podpisać się z imienia i nazwiska? Przecież to jest jakiś kabaret. Z komentarzy na ich profilu FB widać, że jest więcej takich osób, które otrzymały e-mailowe powiadomienie, a teraz są wykreślane z listy - napisał pan Sławek. - Po drugie, jak to możliwe, że zapisy są w sobotę w południe, a o kłopotach technicznych wiadomo po kilkunastu godzinach? Nikt tego nie pilnował na bieżąco w trakcie zapisów, nikt nie widział, że system źle działa? Tym bardziej, że organizatorzy pewnie wiedzą, że miejsca na wydarzenia "rozchodzą się" w kilka minut. Przecież można było to rozwiązać inaczej, np. zróżnicować godzinę startu zapisów (wydarzenia czwartkowe od 12, piątkowe od 14 itd.). A teraz wymyślają jakiś dwuetapowy finalny sposób rezerwacji, o którym nie ma ani słowa w regulaminie festiwalu.
Organizatorzy festiwalu Open House Gdynia najpierw przyjmowali rezerwacje na fajne, niedostępne na co dzień miejsca Gdyni. Nawet w niedzielę, zaraz po otwarciu zapisów przysyłali "Potwierdzenie rezerwacji". Człowiek sobie z rodziną już poustawiał dni, dzieci się nastawiły. A we wtorek przysyłają 2 maile (dotyczące dwóch lokalizacji) "Przepraszamy, jednak z powodu błędów technicznych w systemie, Państwa rezerwacja nie przebiegła pomyślnie." Mega słabo wyszło takie odwoływanie! A już w poniedziałek na facebooku chwalą się, "P.S. Overbooking tylko pokazał jak OGROMNYM zainteresowaniem cieszy się nasz festiwal". Serio? Overbooking? (kojarzy się negatywnie z liniami lotniczymi). Potwierdzenia rezerwacji (jak sama nazwa wskazuje) powinny pójść jak kurz opadnie i ktoś sprawdzi listy zapisanych. A ewentualne odwołania już w poniedziałek, a nie czekać do wtorku. Ktoś nad tym panuje? Takie elementarne błędy zrozumiałbym gdyby to była pierwsza edycja, ale jest to już 10...
Zobacz więcej
Organizatorzy festiwalu Open House Gdynia najpierw przyjmowali rezerwacje na fajne, niedostępne na co dzień miejsca Gdyni. Nawet w niedzielę, zaraz po otwarciu zapisów przysyłali "Potwierdzenie rezerwacji". Człowiek sobie z rodziną już poustawiał dni, dzieci się nastawiły. A we wtorek przysyłają 2 maile (dotyczące dwóch lokalizacji) "Przepraszamy, jednak z powodu błędów technicznych w systemie, Państwa rezerwacja nie przebiegła pomyślnie." Mega słabo wyszło takie odwoływanie! A już w poniedziałek na facebooku chwalą się, "P.S. Overbooking tylko pokazał jak OGROMNYM zainteresowaniem cieszy się nasz festiwal". Serio? Overbooking? (kojarzy się negatywnie z liniami lotniczymi). Potwierdzenia rezerwacji (jak sama nazwa wskazuje) powinny pójść jak kurz opadnie i ktoś sprawdzi listy zapisanych. A ewentualne odwołania już w poniedziałek, a nie czekać do wtorku. Ktoś nad tym panuje? Takie elementarne błędy zrozumiałbym gdyby to była pierwsza edycja, ale jest to już 10...
Zobacz więcej
Inny czytelnik napisał:- Czy jest to pierwsza, eksperymentalna edycja festiwalu? Nie. Jest to już 10. edycja, więc organizatorzy powinni mieć doświadczenie w systemie rezerwacji. Dlaczego ustawiono wysyłanie potwierdzeń (zapewne automatycznych), zamiast akceptacji zbiorczej listy przez człowieka i faktyczne potwierdzenie grupie osób, które jako pierwsze wpisały się na listę. Organizatorzy chyba nie rozumieją czym jest potwierdzenie rezerwacji. Dlaczego też nie skorzystano z opcji "Twoje zgłoszenie zostało przyjęte, oczekuj na potwierdzenie", a dopiero jak kurz opadnie i wszystkie rezerwacje napłyną - dopiero wówczas potwierdzać. Czy w zeszłych edycjach również były takie problemy techniczne? Czy korzystano z innych rozwiązań informatycznych? Czym różniły się zapisy sprzed roku od tych obecnych?
Oblany egzamin z zarządzania sytuacją kryzysową
Nie mi wyrokować, skąd wzięły się
problemy techniczne. Przy dużych festiwalach, cieszących się ogromnym zainteresowaniem po prostu się zdarzają. Dla przykładu: co roku uczestniczę we wrocławskim festiwalu filmowym Nowe
Horyzonty, gdzie regularne padanie systemu przy starcie zapisów stało się już memem - uczestnicy żartują z tego i czekają aż to nastąpi. Nie żartują jednak ci, którzy nie powinni - organizatorzy. Oni przepraszają festiwalowiczów za niedogodności, na bieżąco komunikują, jak wygląda sytuacja (np. o której godzinie ponownie ruszą zapisy, czy te, których udało się dokonać będą ważne) i szukają rozwiązań, aby te niedogodności zrekompensować m.in. organizując dodatkowe pokazy filmów, na które przez padnięcie systemu nie udało się chętnym zapisać. Ok, w tym przypadku festiwalowicze kupują karnety za kilkaset złotych, więc brak poważnego podejścia w takiej sytuacji mógłby skutkować zrezygnowaniem z uczestnictwa w przyszłości. Ale czy darmowość wydarzenia upoważnia do mniejszego szanowania jego potencjalnych uczestników?
Co zrobili organizatorzy Open House w momencie sytuacji kryzysowej? Po pierwsze, byli nieobecni. Bo jak inaczej wytłumaczyć, że
nie zauważyli i nie zareagowali od razu na problemy z systemem. Ani na stronie internetowej, ani w mediach społecznościowych OH w dniu zapisów nie pojawił się żaden komunikat, że coś jest nie tak.
Gdyby uczestnicy w sobotę, niezwłocznie po zaistnieniu problemów zostali o nich poinformowani i uprzedzeni o dodatkowej weryfikacji zgłoszeń, zapewne nie byłoby takiego zamieszania. Za oficjalny komunikat można uznać nagranie, które pojawiło się na Instagramie i Facebooku OH dzień później, 19 maja. Diana Lenart, szefowa festiwalu mówi w materiale:
- Jestem tutaj, bo chciałam was bardzo przeprosić za to, że mieliśmy nieoczekiwany overbooking, bo tak wielu z was postanowiło zapisać się do niektórych lokalizacji. Z tego powodu znajduję się w okolicy tej mordy - prawdopodobnie jest to piekło, leci disco polo, tutaj nigdy nie chciałam się znaleźć. I wymierzam sobie karę za to, co się stało wczoraj, biorę to na siebie i zamierzam zagłębić się do tej mordy, właśnie to robię i zostanę wydalona przez potwora. Dziękuję i przepraszam! Niezbyt poważnie prawda?! Taka reakcja sprawia wrażenie amatorszczyzny.W poniedziałek na FB pojawił się komunikat, zaczynający się od słów: "Sobotni overbooking pokazał nam wszystkim jak wielkim zainteresowaniem cieszy się festiwal Open House...". Ciężko mi uwierzyć, że organizatorzy z 10-letnim doświadczeniem nie zdawali sobie sprawy, jaką popularnością cieszy się ich wydarzenie.
W dodatku pod tym postem pojawiły się komentarze sugerujące, że taka sytuacja zdarza się nie po raz pierwszy:
- W zeszłym roku też były problemy z logowaniem i zapisami. Może jednak warto pomyśleć nad innym rozwiązaniem lub powiększyć przepustowość serwerów? Trochę OH zaczyna "gwiazdorzyć". Początki były zdecydowanie lepsze, bardziej radosne i przyjazne dla uczestników - napisała Aleksandra.
Nasz czytelnik zwrócił uwagę na jeszcze jeden szczegół:- Użycie słowa overbooking przywołuje skojarzenia z działaniami linii lotniczych, gdzie powszechnie stosowany jest overbooking, czyli sytuacja, w której linia umyślnie i z premedytacją udostępni więcej biletów niż miejsc w samolocie (by zapobiec pustym miejscom spowodowanym przez osoby, które nie przyjdą). Czy organizatorzy festiwalu również przyjęli umyślną metodę przyjęcia więcej osób niż miejsc na wydarzenie? Skąd bowiem nagle pojawiła się "lista rezerwowa"? Nie było na stronie festiwalu możliwości zapisania się, gdy pula miejsc się wyczerpie i oczekiwania na zwolnienie miejsca (w miejscu rezerwacji po południu był napis "brak miejsc").Podczas piątkowego zwiedzania Planetarium, wolontariuszka przyznała, że zapisy są robione na 10 proc. więcej miejsc niż ich fizycznie jest, żeby nie zostały puste w przypadku, gdy ktoś nie przyjdzie.
W ramach rekompensaty, organizatorzy uruchomili dodatkowe tury zwiedzania jedynie dwóch inwestycji Invest Komfort i zachęcali do przychodzenia, mimo braku rezerwacji.
Zapisy nie tam, gdzie trzeba?
Po tak frustrującym doświadczeniu, sam festiwal przebiegł w bardzo miłej atmosferze. Publiczność okazała się niezwykle wyrozumiała (może ci, których zirytowały zapisy, odpuścili sobie udział w festiwalu?).
Podczas zwiedzania mieszkań nie zawsze nawet sprawdzano listę zapisanych. A gdy weryfikowano obecność, okazywało się, że osób z listy nie ma, są za to inne. Ostatecznie okazywało się, że
właściciele mieszkań przyjmowali grupy średnio o połowę większe niż początkowo zakładano. Osoby, które zapisały się i stawiły na miejscu wykonały więc niepotrzebny trud, zapisując się.
Sporo osób odbiło się zaś od drzwi
Konsulatu Kultury, gdzie w sobotę odbywało się spotkanie z twórcami
Podcastex.
W tym wypadku zapisów w ogóle nie uruchomiono, mimo że widownia Konsulatu Kultury ma przecież ograniczoną liczbę miejsc.- Specjalnie zwolniłam się szybciej z pracy, żeby być na spotkaniu z chłopakami. Jechałam aż z Brzeźna. Ok, mogłam pomyśleć, że trzeba być wcześniej niż za pięć, ale było napisane, że wstęp wolny, więc byłam pewna, że każdy wejdzie - usłyszałam od dziewczyny spotkanej pod Konsulatem Kultury.10. edycja Open House przeszła już do historii. Miejmy nadzieję, że organizatorzy wyciągną lekcję z tegorocznych niepowodzeń, popracują nad systemem zapisów i zaczną z większym szacunkiem traktować festiwalową publiczność, bo tę mają naprawdę fantastyczną!
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
Filmy